MONITORING ZAMĚSTNANCŮ A JEHO LIMITY | Advokátní kancelář Praha 1 | Macek Legal | právní služby & advokát

MONITORING ZAMĚSTNANCŮ A JEHO LIMITY

V pracovněprávních vztazích poměrně často dochází ke střetu zájmu zaměstnavatele na ochraně jeho majetku a zájmu zaměstnanců na ochraně jejich soukromí. Tento článek se zabývá několika praktickými oblastmi tohoto tématu. 

Monitoring elektronické pošty a surfování na internetu

Obecně platí, že zaměstnanci nesmějí pracovní prostředky a výpočetní techniku, kterou jim poskytl zaměstnavatel, využívat pro svou osobní potřebu, ledaže by jim k tomu zaměstnavatel udělil souhlas. Dodržování tohoto zákazu může zaměstnavatel přiměřeným způsobem kontrolovat. A právě obsah a podoba této kontroly představuje střet obou zmíněných zájmů. "Přiměřenost" kontroly navíc nelze paušalizovat, jelikož vždy bude záležet na povaze prováděné práce a pracovním prostředí.

                Soustavné sledování zaměstnance včetně kontroly obsahu jeho telefonických rozhovorů a pošty může být ospravedlněno jen závažným důvodem spočívajícím ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele. Ten lze shledat na specifických pracovištích jako je například jaderná elektrárna. V ostatních případech je nutné ke kontrole zaměstnanců přistupovat v omezenější míře. Zaměstnavatel musí mít k monitoringu vždy závažný důvod, přičemž právě tento důvod do značné míry předurčuje způsob jeho provedení. Bude-li tímto závažným důvodem například ochrana majetku zaměstnavatele a kontrola efektivity práce na běžných kancelářských pracovištích, je možné zaznamenat údaje o tom, v jakém množství a na jaké adresy zaměstnanec poštu odeslal, nebo jaké aplikace na počítači použil a kolik času strávil na internetu. Uvedené důvody však nebudou zaměstnavatele ospravedlňovat k tomu, aby kontroloval obsah soukromé pošty. Druhou podmínkou zavedení kontroly je přímé upozornění zaměstnanců o jejím zavedení, způsobu a rozsahu provedení. Skrytý monitoring tedy není možný. Vyhovovat podmínce přiměřenosti také zajisté budou více kontroly namátkové, nežli soustavné sledování. 

Kamerové systémy

Bude-li závažný důvod zaměstnavatele opravňovat k instalaci kamerových systémů, kdy záznam nebude ukládán, ale bude pouze v reálném čase sledován vedoucími zaměstnanci, pak platí, co bylo uvedeno v předchozí části. Pokud však bude docházet i k ukládání video záznamu, byť jen na přechodnou dobu, bude se jednat o zpracování osobních údajů a v takovém případě je provozování kamerového systému podmíněno splněním dalších povinností. Předně, jelikož k zajištění plnění práv a povinností zaměstnavateli plynoucích z pracovní smlouvy běžně dostačují i jiné prostředky, je kamerový systém možné zavést pouze pokud je to nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů zaměstnavatele. Opomeneme-li povinnosti ve vztahu ke třetím osobám (například zákazníkům), musí zaměstnavatel ještě před zavedením takového systému zaměstnance upozornit na účel a rozsah takového zpracování osobních údajů, jakožto i plnit další povinnosti podle zákona o ochraně osobních údajů. V neposlední řadě je provozování takového kamerového systému podmíněno splněním oznamovací povinnosti u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Snímání otisků prstů

Ukládání biometrických údajů, jako jsou otisky prstů, je zpracováním citlivých údajů ve smyslu zákona o ochraně osobních údajů. Zpracování citlivých údajů pro zajištění práv a povinností plynoucích z běžných pracovněprávních vztahů zpravidla není potřebné, a tedy ani přípustné. Důvodem je, že k efektivnímu zajištění těchto práv a povinností (jako je například ochrana majetku zaměstnavatele v podobě evidence docházky) lze využít mnoho jiných dostupných prostředků, při kterých nedochází ke zpracování citlivých údajů. Systémy zpracovávající biometrické údaje mohou být přípustné na zvláštních pracovištích, jako je již zmíněná jaderná elektrárna, nikoliv však ve většině podnicích. I přesto však existují systémy snímající údaje z prstů, jejichž užití přípustné je. Podmínkou je, aby na základě zaznamenaných údajů nebyla možná zpětná identifikace snímané osoby.

Závěrem

Kontrola činnosti zaměstnanců na pracovišti je oblastí, ke které je vhodné přistupovat obezřetně. Případná pravidla je vhodné mít transparentně upravena například ve vnitropodnikových předpisech, ale především je přizpůsobit povaze prováděné práce. Případné excesy totiž mohou založit nejen nárok na náhradu škody či nemajetkové újmy ze strany zaměstnanců, ale mohou být i důvodem k uložení pokut od Inspektorátu práce či Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Daniel Macek

Advokát I partner at macek | legal